只要制作一定的模式，就可以重复利用，任何人都可以随时随地，在短时间内高效率地完成工作，同时也可以避免错误和疏失。——《模式化工作术》

这是日本AUN顾问株式会社董事长信太明，根据自己从大学联考落榜生到股票上市公司董事长的做事方法转变经验，所得到的最大心得。他强调，多数人都希望自己做事能够更有效率，但除了透过经验累积、养成正确做事习惯外，「提升效率其实有更科学的方法，那就是『工作模式化』。」

所谓工作模式化，信太明解释，就是重复利用以前制作的数据，或将工作步骤加以分析和整理，制作成任何人都可以毫不差错完成的步骤说明、检查表或工作指南，让那些需要反复进行的工作得以一次就学会、每次都做对。

「只要有模板，就不必每次都从零开始，」信太明表示。任何人遭遇没经验过的新工作，都有一定的学习曲线，过往，要从生手到成为专家，可能需要经过多次反复练习与试误，才能在脑中记住完成工作的「最佳方法」；但如果能够收集与拆解「最佳实务」（best practice），把流程文件化、模板化，变成一套可以照表操课的文件表格，那就算经验不足，只要懂得按表操课，也可以避免多走许多冤枉路，大幅加速自己的工作效率。

75%****工作模式化，提高3****倍生产力

或许你会说，「可是我又不是做庶务工作，每次工作内容都不一样，怎么有办法模式化？」

「其实，75%的工作都可以模式化！」信太明表示，多数人每天所遭遇的工作，就算内容不同，但其实还是可以归纳成几大类型，有着类似的执行流程。例如你可能每天都要回复许多电子邮件，但就算收信人和回信内容不同，但根据写信目的分析，可能七、八成信件都可归纳在「初次拜访后的致意」「寄送数据用的邮件」「价格交涉的邮件」「定期问候邮件」等几大类。这时只要事先准备好几种模板，就足以重复利用。

又或是更复杂的企画案拟定，就算主题不一样，但要写出一份好的企画案，一开始都得先针对「市场」「客群」等外在客观条件进行数据分析；接着透过创意发想「企画案主轴」「相关可行方案」「方案评比标准」，确立要实行哪个方案；最后撰写成企画案时，版面呈现上也最好依照「前因背景」「当前问题」「解决对策」「执行计划」依序说明，才能让听者清楚了解。

「即使内容细节有所差异，但结构上其实大同小异，」信太明强调，一般人75%的工作，其实都是无法产生附加价值的例行公事，只有25%是非例行公事，需要花脑力仔细思考，也是能够产生附加价值的业务；但大部分人会被工作追着跑，通常都是为了应付那75%的例行事务，「如果你不想办法降低投入在例行公事上的时间，生产力就会被那些没有附加价值又不得不做的工作所侵蚀。」反之，当你可以把脑力100%放在那25%真正有附加价值的工作上，就等于提高了3倍的生产力。

将工作流程做成窗体，照表操课

而做成的图表模板，最好的呈现方式就是「窗体」。一份有效的工作模式化窗体，上面通常列明了完成这件工作所需的必经步骤，以及每个步骤中不可或缺的重点栏目，只要依序填完每个空格字段，就等于做完这件工作所有必要项目，可以得到一定质量的成果。

更重要的，这些所有待填空的字段，其实就是执行工作时，自己对自己、或是主管对部属最好的「管理点」。

《用表格管理，工作少40%》作者大西农夫明解释，「管理点」是指用来确认目前执行的工作，是否符合目的的一种检核方式。如果将实际执行时的各种行动，与最佳实务的工作流程互相对照，通常都存在着以下3种类型情况。：

1.****该做且正在做的工作：指存在窗体字段中、并确实执行的必要工作；

2.****该做却未做的工作：指存在窗体字段中，却没有被执行的工作，通常都是因为一时疏漏所导致，一旦察觉到这点，就必须赶快想办法补上并付诸实行；

3.****不该做却在做的工作：指窗体中没有，却在执行的工作，这就是时间与精力的不必要浪费，甚至会导致多做多错的结果，必须赶快排除。

只要把重点放在情况1和2，并消除情况3，就能有效提升工作效率。如果能将每项工作都可以做成窗体，一旦集合同类型工作的几张窗体，顺序完成，就等于找出完该类工作的最短路径。可以说，「照表操课」看似不动脑，其实却是最聪明的工作完成法！

因此，《经理人月刊》针对「时间管理」「会议沟通」「自我成长」「企画思考」「创意发想」和「业务提升」六大工作情境，每类别依序精选5张窗体，让你用最有效率的方式，把脑力100%留给需要思考的部分，而不是庶务执行、重复作业和错漏修正，让你的时间与精神，用最有价值的利用方式全力发挥